1 Lugar adecuado

2. Buena luz

3 Apagar teléfono

4. Horario concretado

5 Objetivo de la reunión

6. Apariencia profesional, no usar colores fuertes ni accesorios que distraigan a tus invitados o colaboradores

En 2014, InterCall, uno de los mayores proveedores de soluciones para videoconferencias, realizó una encuesta entre sus miles de usuarios. La mayoría de los encuestados (un 82 %) reconocían estar haciendo otras actividades no relacionadas con el tema de la conferencia durante la misma, por lo tanto es esencial hacer tu reunión entretenida.

Tips para coordinar una buena reunión online

  • Comunica el propósito de la reunión.
  • Sé el primero en llegar.
  • Comprueba que todo funciona.
  • Un buen anfitrión siempre hace una buena bienvenida.
  • Ten en cuenta las zonas horarias.
  • Presenta a los asistentes.
  • Asigna tareas.
  • Busca un copresentador o ayudante.
  • Domina la aplicación que estés usando.
  • Haz que participen.
  • Haz descansos suficientes.
  • Comunicar claramente qué beneficios van a obtener
  • Recuerda que, cada vez que solicitas una reunión online, estás pidiendo a los convocados que te den algo muy valioso, su Tiempo.
  • Conéctate como mínimo 15 minutos antes para comprobar que todo funciona correctamente. Con tan solo 5 minutos de antelación puede que no tengas tiempo suficiente para resolver posibles imprevistos.
  • Bienvenida: Mientras que los asistentes van llegando a la reunión puedes activar tu cámara de vídeo para ir dándoles la bienvenida uno a uno e ir charlando con ellos. Recuerda el poder de utilizar los nombres propios para conectar con los participantes.
  • Dedica tiempo a presentar a los asistentes que están conectados e indicar qué funciones realizan.
  • Durante la reunión detente regularmente y comprueba que hay vida al otro lado del teléfono. Pregunta, haz que participen, que reflexionen.
  • Conoce la herramienta: El 90 % de los «fallos» en las reuniones en línea se producen porque el presentador no conoce bien las opciones de la aplicación que está utilizando.
  • Si la reunión o la formación online va a ser larga, establece pausas de 10 minutos cada 50 minutos de reunión. Así los participantes podrán despejarse y volver con energía.

Consejos esenciales para manejar la plataforma online

Herramientas de videoconferencia

  • Silenciar a todos o algunos de los participantes (poner en mute) y activar de nuevo sus micrófonos.
  • Compartir tu pantalla con los participantes.
  • Pasar el control a otro participante para que pueda compartir una presentación y retomarlo.
  • Compartir un archivo o documento (PDF, Word, etc.).
  • Identificar que participantes pierden el interés (están conectados, pero no están con la ventana de la reunión online activa).
  • Activar el chat para ver las preguntas y comentarios que escriben los participantes mientras están silenciados.
  • Grabar la sesión para que los participantes puedan verla de nuevo más tarde.
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